ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ ПО УДАЛЕННЫМ АУДИТАМ

Все больше и больше компаний и их сотрудников используют различные онлайн-инструменты, которые стали повседневными нашими компаньонами. Как выглядит этот цифровой обмен информацией в аудиторской практике?
Мы обобщили преимущества и недостатки, правовую базу и технические требования для проведения удаленных аудитов систем менеджмента на соответствие требованиям ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001.

Часто задаваемые вопросы

Что такое удаленный аудит систем менеджмента на соответствие требованиям ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001?

При удаленном аудите аудитор не присутствует физически в проверяемой компании, но контактирует посредством аудио, видео и обмена данными со своего рабочего места. Это позволяет, несмотря на физическое расстояние, проводить аудит в соответствии с планом, т.е. просмотрев документы онлайн или проверив помещение в виртуальном ознакомительном туре.

Когда допустимо проводит аудит удаленно?

Здесь важно проводить различие между компаниями оказывающими услуги и производственными компаниями. В первом случае аудит может проводиться на 100% дистанционно, тогда как во втором случае только 30% аудиторской деятельности можно проводить дистанционно, если компания сосредоточена на производстве. Практическое правило: все, что можно показать в презентациях на месте, можно показать удаленно! Однако первичная сертификация является наиболее сложной ситуацией и может выполняться удаленно только в исключительных случаях.

Как проводится удаленный аудит систем менеджмента на соответствие требованиям ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001?

В основном удаленные аудиты проводятся так же, как и обычные аудиты, но при поддержке информационных и коммуникационных технологий. Программа аудита в основном спланирована как обычно: аудитор и клиент «встречаются в режиме онлайн», чтобы обсудить цели, возможности и риски, а также последовательность проведения аудита. Кроме того, перед удаленным аудитом необходимо провести некоторые проверки: во-первых, чтобы убедиться, что техническое оборудование функционирует, и, во-вторых, чтобы убедиться, что группа по аудиту может  проводить удаленный аудит. В отличие от аудита на месте, стороны, участвующие в удаленном аудите, физически не присутствуют в одной комнате, а общаются онлайн, в режиме реального времени или с задержкой по времени. Для последующего улучшения программы аудита также используются так называемые «полученные уроки» для удаленных аудитов.

Каковы преимущества удаленных аудитов систем менеджмента на соответствие требованиям ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 для аудиторов и компаний?

собенно во время пандемии COVID-19 удаленные аудиты преимущественны, поскольку они обеспечивают значительный плюс в гибкости, несмотря на все ограничения на поездки. Это особенно важно для организаций с многочисленными национальными и международными площадками. Удаленный вариант аудита позволяет проводить безопасные проверки в соответствии с графиком, одновременно экономя время и средства в пути.

Каковы риски при проведении удаленных аудитов систем менеджмента на соответствие требованиям ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001?

Как и в случае аудитов на местах, успех зависит от желания аудиторов взаимодействовать с соответствующей (виртуальной) средой. Не менее важно активно привлекать партнеров по аудиту. Кроме того, важно вести диалог, а не делать однообразные презентации. Кроме того, необходимо обладать достаточными знаниями об используемом техническом оборудовании и технологиях, а также соответствовать требованиям информационной безопасности и конфиденциальности. К ним относятся, например, аспекты безопасности, связанные с конфиденциальностью (защита данных) и вопросы авторского права (изображения, запрет на запись или скриншоты любого типа и т. д.)

Какая обязательная законодательная база должна учитываться?

Несмотря на то, что текущая ситуация с пандемией требует проведения удаленных оценок, существуют правовые аспекты, которые необходимо учитывать перед удаленным проведением аудита. Например, не все средства коммуникации и информации подходят для использования в удаленных аудитах.

Какие технические требования должны выполняться?

Для удаленного аудита вам потребуется соответствующее оборудование и программное обеспечение, а также достаточные знания для его использования. В дополнение к ноутбукам, веб-камерам или гарнитурам теперь существует множество инструментов, предназначенных для онлайн-диалога, совместного использования экрана или совместной работы. Также желательно использовать надежные «облачные» сервисы для передачи данных и медиа.

Какие принципы  применяются к удаленным аудитам систем менеджмента на соответствие требованиям ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001?

Для удаленных аудитов применяются принципы аудита, определенные в ISO 19011 «Руководство по аудиту систем менеджмента», которые также обеспечивают основу для оценки рисков:

• Целостность
• Честность
• Беспристрастность
• Конфиденциальность
• Независимость
• Подход основанный на фактах
• Подход основанный на рисках

Являются ли удаленные аудиты систем менеджмента на соответствие требованиям ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 будущим?

Безусловно, количество удаленных аудитов в будущем увеличится. Тем не менее, удаленный аудит может быть хорошей альтернативой аудиту на месте, но в то же время может или никогда не должен полностью заменить его.

В заключение, удаленный аудит предлагает новые возможности, но также имеет свои ограничения; в зависимости от конкретной ситуации и соответствующих потребностей важно осознать, является ли удаленный аудит подходящим методом для проведения аудита. Однако цифровая трансформация и переход к виртуальным методам в связи с текущим кризисом показывают, что удаленные аудиты будут продолжать сопровождать нашу повседневную деятельность в будущем.

Ко всем публикациям