ИНТЕГРИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА — ФИЛОСОФИЯ QUALITY AUSTRIA. ЧАСТЬ 3

 

Евгения Соболева

канд. хим.
наук, MBA,

региональный
менеджер  компании Quality Austria,

Training,
Certification and  Evaluation Ltd. в России  и странах СНГ

 

 

 

 

 

 

ДЕСЯТЬ ПОДХОДОВ К ИНТЕГРАЦИИ

В настоящее время компании сталкиваются с возрастающей нестабильностью обстановки.

Глобализация экономики, существенное повышение производительности при одновременном падении цен во многих технологических областях, фрагментированные рынки, а также изменения в обществе требуют от организаций, с одной стороны, гибкости в использовании преимуществ текущего момента, а с другой —   устойчивости и надежности.

В сложных и непрерывно изменяющихся условиях «внутреннее упрощение» просто необходимо.

«Комплексное мышление и упрощенные внутренние связи» становятся важнейшими задачами для руководителей. При реализации ИСМ должным образом поддерживается процесс упрощения, необходимый для внутренней связи, и вместе с тем способность   к быстрому приспособлению и совершенствованию.

Основываясь на многолетнем опыте работы с ИСМ, эксперты  Quality Austria выделяют следующие десять полезных подходов к интеграции

 

 

 

Подход через заинтересованных лиц обеспечивает   баланс и согласованность интересов. В этой связи в стандарте ISO 9004 предлагается исключительный подход к интеграции. Он основан на стратегии управления отношениями с заинтересованными сторонами, а именно: персоналом, клиентами, собственниками, поставщиками и обществом. И, подобно модели делового совершенства EFQM, вырабатывается стратегия долгосрочного лидерства для политики компании в области качества. При ориентации на долгосрочный период важно найти соответствующий баланс между требованиями и ожиданиями всех заинтересованных сторон. Только в этом случае все заинтересованные стороны удовлетворены, а компании обеспечивается продолжительное существование и устойчивый успех.

Подход через стратегию укрепляет операционную деятельность. В стратегии компании гарантируется, что ее видение достигается путем объединения цели и деятельности организации на долгосрочный период. При помощи постановки целей и выведения подцелей стратегия заботится о том, чтобы реализация видения была разработана в рамках выбранной модели бизнеса. «Нисходящая структура интеграции» начинается с формирования предпосылок (ресурсов, компетенций) и продолжается вплоть до оформления процессов, включая активный контроль (ключевые показатели эффективности, обратная связь, циклы управления).

Во всем многообразии стратегической работы нисходящая структура интеграции всегда представляет собой последовательные целевые действия во всех важных сферах деятельности. При этом упорядочение и согласованность целей вплоть до процессов и показателей процессов поддерживается системой менеджмента. Такой подход оказывается прагматичным, позволяющим добиться прослеживаемости и совпадает с требованиями многих моделей. В стандарте ISO 9001 устанавливается необходимость формулировки политики в области качества, которая соответствует целям организации; в ISO/TS 16949 требуется согласованность целей по качеству с бизнес-планом;  в ISO 29990 от поставщиков образовательных услуг требуется подготовка бизнес-плана. В модели процесса прослеживается цепочка создания добавленной стоимости предприятия и вместе с тем отражается профильная деятельность компании, что является основой для интеграции специфических требований стандарта. Это способствует оптимальной интеграции системы менеджмента в процессы повседневной работы.

Стратегическая работа придает конкретный импульс проектам и программам, направленным на улучшение, которые также могут быть связаны с программами по интеграции требований специальных стандартов. Подход через организацию создает эффективные структуры. Каждая компания стремится к эффективной организации рабочего процесса и располагает структурой управления (организационная схема, описание должностных функций с указанием квалификации и полномочий, должностные инструкции) и структурой процессов (модель процессов). Эти документы должны быть рассмотрены и при необходимости дополнены требованиями моделей, подлежащих интеграции. То же касается правовых норм и законов, которые предписывают многочисленные обязанности, очерчивают зоны ответственности и формулируют целый ряд требований уполномоченным представителям руководства. Хотя зачастую к ответственным лицам предъявляются минимальные квалификационные требования.

Подход через персонал оживляет систему менеджмента. Только люди могут наполнить жизнью продуманные структуры! Интенсивное вовлечение персонала  в разработку системы менеджмента полезно для «интеграции в повседневные процессы». Простые системы с четкой структурой, в которых предлагается реальная помощь в решении повседневных задач, получают одобрение и на деле содействуют эффективному руководству.  Руководство обязано служить хорошим примером, мотивировать, поощрять, но при этом обеспечивать соблюдение оговоренных правил и процессов.

Главные слагаемые успеха здесь — это вовлечение персонала, повышение его осведомленности о преимуществах ИСМ, содействие профессиональному развитию и стремление предотвратить демотивацию. При этом необходимо постоянно повышать информированность персонала о качестве, воздействии на окружающую среду, охране труда и безопасности, а также расширять сферы полномочий сотрудников.

Подход через управление процессами обеспечивает принципиальную основу для разработки процессов. Начиная с 2000 г., проектирование системы менеджмента качества, соответствующей требованиям стандарта ISO 9001 базируется на процессно-ориентированном подходе. Согласно этому подходу, процессы организации должны быть разработаны, структурированы, а затем последовательно реализованы. Важным элементом здесь является «модель процесса» конкретной организации. Процессы служат одновременно и основой для оценки эффективности, и отправной точкой для улучшения и дальнейшего развития. Если процессы организации были разработаны и отображены в модели процесса по принципу создания добавленной стоимости, то они формируют великолепную основу для интеграции дополнительных областей, затрагивающих требования по охране окружающей среды, безопасности, охране труда, риску и/или дополнительных отраслевых требований (CSR, ISO 50001, EN 16001, FSC CoC, PEFC CoC и т. д.). Например, для оценки последствий влияния деятельности организациина окружающую среду главной предпосылкой является глубокое знание процессов.

Подход через ключевые показатели эффективности (КПЭ) делает воздействие измеримым. В ходе нисходящей структуры интеграции цели вырабатываются вплоть до уровня этапов процесса, и определяются соответствующие КПЭ. Эти показатели затем используются в системе менеджмента и делают общую картину более наглядной.

Ключевые показатели организации отражают за определенный период времени результаты, связанные с производительностью, например поступающие заказы, производственный объем, объем продаж, маржинальный доход, расходы на персонал и материальные затраты. Данная модель производственных показателей объединяет процессы и организационную ответственность и дополняется вспомогательными показателями, предусмотренными моделями управления, такими как удовлетворенность клиентов и персонала, эксплуатационная готовность, частота ошибок, энергопотребление, эффективность использования ресурсов, объем отходов, выбросы в окружающую среду, потенциалы риска, число аварий, заболеваемость и профессиональные заболевания.

В ИСМ важно оптимально объединить и обработать все показатели, чтобы в дальнейшем использовать их для принятия решений.

Подход через юридическую определенность создает защищенную от судебного разбирательства организацию. В 1995 г. Г. Адамс (Adams H.W. Integriertes Managementsystem f?r Sicherheit und Umweltschutz, Carl Hanser Verlag, ISBN 3-446-18104-0) предложил использовать стандарт ISO 9001 в качестве основы системы менеджмента с целью достижения «устойчивой к суду» организации.

Кроме того, в стандартах ISO 14001 и OHSAS 18001 требуется конкретный порядок действий, обеспечивающих соответствие юридическим требованиям. Эти действия независимы от соответствующих юридических вопросов, и, следовательно, представляют собой классический подход интеграции.

Подход через нормы и стандарты создает общее представление и синергизм. Как правило, для выявления синергизма и избежания повторений определяются взаимосвязи между требованиями отдельных норм и стандартов. В ИСМ частично совпадающие требования выделяются и документируются. Полученные в результате этого процесса правила одновременно удовлетворяют частично совпадающим требованиям из разных моделей. Тщательно выявляются и отображаются спорные требования. В результате, несмотря на одновременное соблюдение требований нескольких норм и стандартов, выстраивается документация единой, цельной системы.

Такой подход вызывает благожелательное отношение в первую очередь у пользователей. Кроме того, минимизируются административные меры. Подход через документацию уменьшает усилия и стимулирует признание. Четкая система документации является обязательной для всех моделей. Как правило, это означает наличие руководства, включающего используемые документы, описания процессов и процедур, правила эксплуатации и контрольно-ревизионные инструкции. Для обеспечения надлежащего отображения всех правил и стандартов в системной документации желательно, кроме  описания, использовать графики, схемы и таблицы.

С точки зрения интеграции необходимо создать единый автономный набор правил для отображения требований нескольких моделей. Интеграция на уровне документации также инициирует процесс обсуждения и размышления о содержании процессов и процедур,   в результате которого выявляются и устраняются повторы и противоречия. Взаимные воздействия становятся заметны и могут быть целенаправленно организованы. Упрощается принятие системы пользователями.

Документация тем самым способствует практичному и удобному выполнению повседневной работы и создает возможность реализации других подходов интеграции.

Подход через разработанные методы облегчает успешное осуществление интеграции. На практике цикл PDCA (планирование — выполнение — проверка — действие) используется как методическая основа динамичного непрерывного совершенствования. Известно, что все основные системы стандартов (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 и др.) базируются на этом цикле. Этот методологический инструмент для управления качеством создал целый ряд дополнительных практически проверенных методов, например семь традиционных инструментов управления качеством (Q7), семь новых инструментов управления (М7), 5S, FMEA и т. д. Названные методы упрощают процесс управления и принятия решений благодаря визуализации и оценки сложных ситуаций и учету всех соответствующих аспектов. В связи с этим очень важно убедиться в том, что при работе с конкретной задачей используется вся имеющаяся в распоряжении профессиональная компетентность.

ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ ИСМ

В исследовании, проведенном  Quality Austria  в 2009 г., 250 руководящим работникам организаций, сертифицировавших систему менеджмента качества в соответствии с требованиями стандарта ISO 9001 и сертифицировавших ИСМ, задали вопрос: «Каким вы видите развитие ИСМ (качество, окружающая среда, охрана труда и безопасность) в ближайшие пять лет?».

Более 76% опрошенных ожидают повышения важности или существенного повышения значения ИСМ   в течение ближайших пяти лет.

В качестве главных причин роста значимости внедрения ИСМ указывались:

• использование синергизма;
• возрастающие требования, например, в правовой области;
• увеличение потребительского спроса.

В опросе, проведенном Институтом интегральных схем общества Фраунгофера (Германия) в области технологии производства для примерно 500 немецких производственных предприятий, респондентам был задан вопрос о значимости внедрения других систем менеджмента в дополнение к системе менеджмента качества.

Согласно результатам данного исследования, внедрение дополнительных систем менеджмента значительно возрастает. 24% опрошенных компаний планируют внедрять системы экологического менеджмента в течение ближайших трех лет. Это существенный рост по сравнению с ранее проводимыми опросами (94%). Согласно результатам исследования, высокие темпы роста ожидаются также в области систем управления рисками (128%) и охраны труда и безопасности (70%).

ПОВЫШЕНИЕ КОРПОРАТИВНОГО КАЧЕСТВА  ПРИ ВНЕДРЕНИИ ИСМ

С точки зрения  Quality Austria, ИСМ является существенной предпосылкой для улучшения качества деятельности компании. Сертификация ИСМ способствует последовательности в реализации, а также интеграции в трех направлениях, упомянутых ранее. В долгосрочной перспективе это также повышает конкурентоспособность, надежность  и значимость организации.

Видение Quality Austria состоит в следующем: для реализации всех требований в организации будет использоваться только интегрированная система менеджмента. Эта ИСМ может рассматриваться с разных позиций предприятия, ориентированного на высокую производительность, защиту окружающей среды, охрану труда и безопасности, социальную ответственность или управление рисками, и тем самым способствовать повышению качества предприятия, а следовательно и успеху компании.

Ко всем публикациям